Każdego dnia będziecie wysyłać ich kilka, czasem kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt. Korespondencja on-line to nasza codzienność. Czy jednak wiemy, jak należy pisać poprawnie i zgodnie z zasadami savoir vivre’u?

Tworzenie adresu mailowego.

Jeżeli chcemy być postrzegani jako osoby poważne i profesjonalne, powinniśmy zadbać o to, by nasz adres e-mail również taki był. Najbezpieczniej nazwać go swoim imieniem i nazwiskiem. Pamiętajmy, że adresy typu „kasiabuziaczek” czy „kicia25” są niedopuszczalne w kontaktach służbowych. Niestety CV zawierające e-maile z pseudonimami i zdrobnieniami nie skłaniają do umówienia się z taką osobą na rozmowę kwalifikacyjną. W adresie e-mail istotna jest także nazwa domeny, która stoi za znakiem małpy. Osoba prywatna powinna legitymować się adresem e-mail założonym na poważnym serwerze. W Polsce przykładami serwisów świadczących takie usługi są: gmail, wp, interia czy onet.

Tytuł i wstęp

Choć wydaje się to oczywiste – zawsze powinniśmy zwracać uwagę na poprawnie skonstruowany tytuł naszego e-maila. Jest to przydatne nie tylko ze względów praktycznych, gdyż łatwiej taką wiadomość później odnaleźć na poczcie, ale poza tym pozwala to odbiorcy, jeszcze przed przystąpieniem do lektury naszej wiadomości, na wstępne rozeznanie tematu, z którym się zwracamy.

Pozostawienie pustego pola w miejscu tematu e-maila może świadczyć np. o naszym lekceważącym podejściu do odbiorcy, a w pewnym stopniu też – o roztargnieniu lub swoistym „niechlujstwie” językowym. Ponadto, jeżeli odpowiednio nie sprecyzujemy tematu naszego e-maila, zawsze istnieje ryzyko, że szybciej może on trafić do spamu.

Powitanie

Ono zwykle sprawia nam najwięcej trudności. Bardzo popularną formą, która rozpowszechniła się w polskiej korespondencji e-mailowej, jest słowo „Witam”. Budzi ono nadal spore kontrowersje. Językoznawcy niechętnie patrzą na tego rodzaju początek wiadomości. Mimo że słowo „Witam” na początku e-maila nie jest błędem językowym, toteż nie należy go używać z prostego powodu: nadawca wiadomości, zwracając się w ten sposób do odbiorcy, może zasugerować swoją wyższą pozycję. Taka sytuacja ma uwarunkowania historyczne, gdyż niegdyś słowo to było używane tylko przez gospodarza domu  na powitanie przychodzących gości (nigdy odwrotnie). Z tego względu,  w sytuacji, gdy to my jesteśmy tym „przychodzącym” (a konkretnie wysyłającym wiadomość) nie powinniśmy w ten sposób rozpoczynać e-maila, gdyż wydaje się to po prostu niezręczne, a nawet w pewien sposób niegrzeczne.

Skoro nie „Witam”, to co? Niektórzy próbują unikać kontrowersyjnego powitania, używając słów „Dzień dobry”. Nie jest to jednak wskazane, a tym bardziej polecane przywitanie. Przede wszystkim dlatego, iż ze względu na specyfikę korespondencji e-mailowej, nie możemy mieć pewności, o której godzinie nasza wiadomość zostanie odczytana.

Najbezpieczniej zatem jest rozpocząć e-mail od grzecznościowego sformułowania „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeżeli jednak nie znamy dobrze nadawcy, nie jesteśmy pewni, kto nim będzie, można napisać „Szanowni Państwo”.  W przypadku, gdy znamy odbiorcę ze względu na pełnioną przez niego funkcję, wiemy kim jest, możemy napisać „Szanowna Pani Prezes” czy „Szanowny Panie Profesorze”.

W sytuacji, gdy z konkretną osobą wymieniamy się od pewnego czasu e-mailami, nawet służbowymi, możemy używać sformułowania „Panie Marcinie” czy „Pani Magdo”.
W przypadku mniej oficjalnych listów możemy je zacząć od zwrócenia się bezpośrednio do adresata, np. Aniu, Marysiu, Wojtku lub Cześć Małgosiu.

Warto przy tym pamiętać, aby po przywitaniu, w przypadku korespondencji oficjalnej, nie stawiać wykrzyknika, tylko przecinek. Znak wykrzyknienia dozwolony jest natomiast w prywatnej korespondencji e-mailowej.

Zakończenie

Najpopularniejszymi, z jakimi zazwyczaj się spotkamy, są zakończenia typu: „Pozdrawiam”, „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”. Czy są poprawne? W zasadzie żadne z nich nie powinno być skrytykowane, jeżeli zostało właściwie dostosowane do rodzaju korespondencji. Słowo „Pozdrawiam” wiąże się w pewnym stopniu z rodzajem zażyłości, jaka łączy uczestników komunikatu. Z tego względu może być stosowane w przypadku wiadomości prywatnych, ale zdecydowanie nie powinno być używane w odniesieniu do korespondencji oficjalnej. W tej ostatniej można je zastąpić np. wyrażeniem „Z poważaniem”. Warto przy tym wspomnieć, iż po owym sformułowaniu nie stawiamy przecinka, czyli „Z poważaniem Karolina Nowak”.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Przede wszystkim o tym, aby nigdy nie wysyłać pustego e-maila, nawet, jeśli mieliśmy przesłać tylko załącznik. Zawsze należy poinformować nadawcę, co jest w załączeniu. Rekruterzy często narzekają, że zdarza im się odbierać wiadomości od kandydatów, którzy bez tytułu albo treści wysyłają tylko CV. Można się domyślić, gdzie trafia taki dokument… .

Ponadto wskazane jest też, aby odpowiedzieć na e-mail nie dłużej niż w ciągu 48 godzin ( a najlepiej w przeciągu 24 godzin).
Najważniejsze jest jednak to, abyśmy przed wysłaniem swojej wiadomości (zwłaszcza, gdy jest to e-mail oficjalny) jeszcze raz go w całości przeczytali i… poprawili ewentualne błędy.

Unikajmy w mailach błędów ortograficznych i literówek, które wystawiają nam kiepskie swiadectwo językowe, a ponadto sa niezwykle irytujące dla odbiorcy.

NALEŻY UNIKAĆ PISANIA ZDAŃ WIELKIMI LITERAMI. Taka forma jest irytująca i bywa odebrana jako krzyk, postawa agresywna. Może również wywołać niepożądany efekt w postaci nieprzyjemniej odpowiedzi.

Zamiast wcięć akapitowych róbmy po prostu jeden wers odstępu pomiędzy poszczególnymi częściami tekstu.

P.s. 

Listy wysyłane poczta elektroniczną również są objęte tajemnicą korespondencji.

Wszelkiego rodzaju wiadomości typu "łańcuszek świętego Antoniego" najlepiej od razu umieszczać w koszu. Przerwanie takiego lańcuszka naprawdę nie wywoła żadnych tragicznych skutków w naszym życiu, a nasi znajomi nie będą uszczęśliwieni faktem, że zapychamy ich skrzynkę banałami.

Pamiętaj - wysłanego maila nie można już zawrócić. Zatem zanim cokolwiek wyślesz w świat - pomyśl.

Gdy rozsyłasz wiadomości do grupy odbiorców, staraj się korzystać z pola „BCC” (lub „UDW” - „Ukryte do Wiadomości”), gdyż nie każdy musi sobie życzyć by jego adres e-mail został ujawniony pozostałym Twoim adresatom.

Źródło:

Joanna Niemyjska (Zielona Linia 19524, Centrum Informacyjno-Konsultacyjne Służb Zatrudnienia)
http://poradnia.pwn.pl/lista.php?id=9799
http://kamilaniemczura.natemat.pl/64909,najczesciej-popelniane-gafy-przy-pisaniu-e-maili
http://czasgentlemanow.pl/2013/02/gentleman-w-sieci-sztuka-pisania-e-maili/

"ABC dobrego wychowania czyli to co każdy wiedzieć powinien" Anna Strzeszewska, Justyna Nojszewska

You Tube

Zobacz film- wystarczy pierwszy, drugi- jeśli chcesz podsumować swoje wiadomości, a trzeci jeśli chcesz -je poszerzyć.

https://www.youtube.com/embed/Qfor0MLhQ68

https://www.youtube.com/embed/thwUHPXbBoo

https://www.youtube.com/watch?v=g4V6WvXHZe8

Uwaga!

Pragniemy poinformowac o zmianie terminu oficjalnego podsumowania projektu "Savoir vivre na co dzień".

Planowany obecnie termin to 12 grudzień 2017 r. godz. 16.00.